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全面推进无纸化办公 创建高效文件管理体系

你知道吗?咱们公司是1994年成立的,自创建以来已经有25年的历史了,同时咱们公司自建立之初就非常重视流程化管理,说出来你可能不信,目前公司单在用的管理文件就有2千余份,技术性文件6千余份,这8千份纸质文件按每份2页来算,接起来可以达到3.5公里。听上去很牛的样子,可是管起来却是一份特别让人操心的事:怕就怕文件有效性出现问题,明明已经更新到3.0的,为啥我们部门还是2.0?为啥我们部门都在使用9.0了,可实际生效的版本还是8.9?。。。这位兄台,文件看完请你还到文件夹内!借走?不可以,你写张借条放里面吧……文件丢了我可是要买单的呀!!部门资料管理人员表示很无奈。好不容易把这些问题都想法子杜绝了,我的妈呀!文件版本升级了,又得签字+复印、回收过期版本、新发放有效版本,嗳……累觉不爱……

鉴于此,为提高文件资料管理的效率、优化流程,实现高效、易查、便于管理的电子化管理模式,人事行政部携手IT工程师对OA文件审批流程做了变更。新流程将在OA实现:经审批签字后的受控文件直接以PDF的形式存放在OA知识库内,通过设置操作权限、查看范围,实现可控的文件虚拟发放,既节省了各部门文件存储管理的人力成本、打印耗材用纸成本,更加便于大家查阅,同时还可能避免文件丢失、版本有效性的问题,解决了文件生效、失效的时效差问题。此外也节省了各部门定期清理文件的时间,减少各部门文件堆积,文件资料管理更加科学、方便了呢!

为了更好、更直观的让大家熟悉文件审批、更改申请流程中的填写规范和操作要领,117日,人事行政部组织进行了相关实操培训。人事行政部赵萍担任本次培训的讲师,分别从:1)文件管理现状及文件审批流程;2)文件更改流程;3)现行文件存入OA目录要点等进行讲解。由于大家非常期待本次培训,参训人员达到40多人,培训过程中,大家积极提问,由参训人员在现场操作各步骤,且模拟完成了文件审批的整个流程,使大家理解并掌握了文件管理流程的要求及操作要领。

    本次培训不仅得到了各个部门积极响应,还得到公司各级领导的大力支持,在文件上传OA前,由人事行政部牵头对公司各部门现制度进行回顾,目前各部门均已按计划对本部门现存版本制度进行了学习、梳理及修订。希望通过文件资料管理流程的梳理及优化,实现各部门的规范管理、高效运作,同时为公司全面信息化发展添砖加瓦。
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